Jauni nosacījumi grāmatvedības attaisnojuma dokumenta noformēšanā

Grozījumi likumā "Par grāmatvedību" stājušies spēkā šā gada 11. maijā.

Pamatojoties uz likuma "Par grāmatvedību" 7. pantu, grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kas apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību, un tajā ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu:

1. dokumenta autora nosaukums (firma), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, - vārds un uzvārds;
2. dokumenta autora reģistrācijas numurs (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, - personas kods (ja personai tāds piešķirts);
3. ārējam attaisnojuma dokumentam - arī juridiskā adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adrese (ja dokumenta autors saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja dokumenta autors ir fiziskā persona, - arī personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese;
4. dokumenta veida nosaukums;
5. dokumenta sagatavošanas datums;
6. dokumenta reģistrācijas numurs;
7. paraksts (izņemot šā likuma 7.1 pantā minētos gadījumus);
8. atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem - arī citi tiesību aktos noteiktie obligātie dokumenta rekvizīti;
9. saimnieciskā darījuma dalībnieki, norādot katra saimnieciskā darījuma dalībnieka nosaukumu (firmu), reģistrācijas numuru (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē), juridisko adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu jāreģistrē) vai adresi (ja saimnieciskā darījuma dalībnieks saskaņā ar likumu nav jāreģistrē), bet, ja saimnieciskā darījuma dalībnieks ir fiziskā persona, - norādot vārdu un uzvārdu, personas kodu (ja personai tāds piešķirts), personas norādīto adresi vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adresi;
10. saimnieciskā darījuma apraksts, pamatojums un mērītāji (daudzumi, summas), bet tiesību aktos noteiktajos gadījumos - arī cita informācija par saimniecisko darījumu.

Ja attaisnojuma dokuments ir papīra formā, šai dokumentā rekvizīts "paraksts" noformējams, ievērojot Dokumentu juridiskā spēka likuma prasības. Elektroniskajā attaisnojuma dokumentā rekvizīts "paraksts" noformējams, ievērojot Elektronisko dokumentu likuma prasības.

Citus attaisnojuma dokumenta rekvizītus noformē saskaņā ar prasībām, kas ietvertas normatīvajos aktos, kuri nosaka dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtību. Šajā gadījumā ievēro Ministru kabineta 28.09.2010. noteikumus Nr.916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība".

Papīra formas dokuments

Ievērojot Dokumentu juridiskā spēka likuma 4. panta pirmo daļu, lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā iekļauj šādus rekvizītus:

1. dokumenta autoru nosaukums;
2. dokumenta datums;
3. paraksts.

Tiesību aktos noteiktajos gadījumos organizācijas dokumentā, lai tam būtu juridisks spēks, papildus šā panta pirmajā daļā minētajiem rekvizītiem iekļauj šādus rekvizītus (4. panta otrā daļa):

1. dokumenta izdošanas vietas nosaukums;
2. zīmoga nospiedums;
3. dokumenta apstiprinājuma uzraksts vai atzīme par dokumenta apstiprināšanu;
4. dokumenta reģistrācijas numurs.

Dokumentā, kurā norādāms tā saņēmējs, lai šim dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu.

Ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments iegūst juridisku spēku, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas.

Saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likuma 5. pantu dokuments parakstāms pašrocīgi. Organizācijas dokumentu paraksta persona, kuras amats norādīts dokumentā. Personiskais paraksts, kas papīra dokumentā atveidots ar tehniskiem līdzekļiem, nenodrošina dokumenta juridisko spēku.

No tā izriet, ka, slēdzot līgumus vai sūtot uz iestādēm oficiālas vēstules, ir jāievēro visi iepriekšminētie nosacījumi.

Elektronisks dokuments

Šajā likumā ir atšķirība, kas ir elektronisks paraksts un kas ir drošs elektronisks paraksts. Drošs elektroniskais paraksts ir elektroniskais paraksts, kas atbilst visām šādām prasībām:

1. tas ir piesaistīts vienīgi parakstītājam,
2. nodrošina parakstītāja personas identifikāciju,
3. ir radīts ar drošiem elektroniskā paraksta radīšanas līdzekļiem, kurus var kontrolēt tikai parakstītājs,
4. ir saistīts ar parakstīto elektronisko dokumentu tā, lai vēlākas izmaiņas šajā dokumentā būtu pamanāmas,
5. ir apliecināts ar kvalificētu sertifikātu.

Savukārt elektroniskais paraksts ir elektroniski dati, kas pievienoti elektroniskajam dokumentam vai loģiski saistīti ar šo dokumentu, nodrošina elektroniskā dokumenta autentiskumu un apstiprina parakstītāja identitāti (piemēram, nodokļu pārskati EDS formā).

Prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām. Tas attiecas uz pārskatu iesniegšanu dažādās iestādēs.

Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tajos gadījumos, kad tam ir elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu.

Šajā gadījumā var jau noslēgt preču piegādes līgumu un parakstīties elektroniski ar došu parakstu, bet kā varēs pārbaudīt, ka šis paraksts ir tik tiešām drošs, ja to parakstījis darījumu partneris Austrālijā? Varbūt drošāk tomēr ir tikties partneriem aci pret aci, izrunāt sadarbības koncepciju un apstiprināt līgumu uz vietas ar saviem personīgajiem parakstiem uz papīra. Citādi nereti gadās muļķīgas situācijas, ka pat pieņemšanas–nodošanas akti tiek parakstīti birojos un pa pastu nosūtīti un rezultātā viens no uzņēmumiem kļūst par krāpniecības upuri.

"Lai dokumentam būtu juridisks spēks, norāda arī adresātu."

Ja normatīvie akti paredz, ka dokumentam papildus citiem rekvizītiem nepieciešams arī zīmoga nospiedums, šī prasība attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs vai elektroniskais paraksts, ja puses rakstveidā vienojušās par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu. Laika zīmogs ir elektroniski parakstīts apstiprinājums tam, ka elektroniskais dokuments ir noteiktā datumā un laikā iezīmēts pie sertifikācijas pakalpojumu sniedzēja.

Elektroniskais paraksts ir tiesisks pierādījums, un elektroniskā dokumenta kā pierādījuma iesniegšana kompetentām iestādēm nav ierobežojama, pamatojoties tikai uz to, ka:

1. dokuments ir elektroniskā formā;
2. tam nav droša elektroniskā paraksta.

Ar to ir jāsaprot, ka nevarēs vairs uzskatīt, ka pakalpojums nav saņemts, jo tas ir elektroniski parakstīts.

Elektronisko dokumentu apritē starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām elektroniskais dokuments uzskatāms par parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs vai elektroniskais paraksts, ja puses rakstveidā vienojušās par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu.

Nedrīkst elektroniski noformēt dokumentu ar elektronisku parakstu:

1. līgumiem, ar kuriem tiek radītas vai nodotas tiesības uz nekustamo īpašumu, izņemot nomas tiesības;
2. līgumiem, kuri saskaņā ar likumu nav spēkā, ja tie nav apliecināti likumā noteiktajā kārtībā;
3. galvojuma līgumiem, ja galvojumu piešķir, un ķīlas nodrošinājumiem, ja tos sniedz personas, kuras darbojas nolūkos, kas nav saistīti ar šo personu arodu, uzņēmējdarbību vai profesiju;
4. darījumiem ģimenes tiesību un mantojuma tiesību jomā.

Kādiem dokumentiem parakstu nevajag

Likums "Par grāmatvedību" papildināts ar 7.¹ pantu, kurā noteikts sekojošais.

Paraksts vispār nav vajadzīgs grāmatvedības iekšējiem dokumentiem, piemēram, grāmatvedības izziņai. Par iekšēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī iekšējs elektroniskais dokuments, kas nesatur rekvizītu "paraksts", ja to ir apliecinājusi (autorizējusi) par saimnieciskā darījuma veikšanu un iekšējā attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā. Tas ir jānosaka grāmatvedības politikā par dokumentu apriti un ar rīkojumu jānosaka attiecīgās personas, kuras apliecina elektroniski attiecīgo dokumentu ar vārdu, uzvārdu, amatu vai citādi.

Paraksts nav vajadzīgs arī ārējam attaisnojuma dokumentam, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam - preces vai pakalpojuma saņēmējam - samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu "paraksts":

1) bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.

Lai saņemtu rēķinus no pakalpojuma sniedzēja bez paraksta, vispirms ir jānoslēdz līgums, kuru paraksta abas puses ar roku vai ar drošu elektronisku parakstu. Papildus ārējie dokumenti var būt arī muitas deklarācijas, pavadzīmes u.c.

2) un nav iespējams izpildīt iepriekš minēto nosacījumu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā. Šajā gadījumā tie var būt avansa rēķini vai rēķini, kurus saņem no ārvalsts darījumu partneriem.

"Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts."

Paraksts nav vajadzīgs ārējam attaisnojuma dokumentam, kurš nesatur rekvizītu "paraksts" un kuru pēc uzņēmuma - maksājuma pakalpojuma izmantotāja - pieprasījuma izsniedz maksājumu pakalpojumu sniedzējs (Maksājumu pakalpojumu un elektroniskās naudas likuma izpratnē) par to, ka uzņēmuma - maksājuma pakalpojuma izmantotāja - maksājuma rīkojums (uzdevums) ir izpildīts, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma - maksājuma pakalpojuma izmantotāja) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā. Tāpat paraksts nav vajadzīgs ārējam attaisnojuma dokumentam - konta izrakstam.

Jāņem vērā to, ka ar šiem nosacījumiem vien tomēr nepietiek. Lai dokuments un darījums tiktu atzīts par notikušu, jāievēro nosacījumi šādos likumos un Ministru kabineta noteikumos:

1. Par pievienotās vērtības nodokli;
2. Gada pārskatu likums;
3. MK 21.10.2003. Nr.585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju";
4. MK 21.10.2003. Nr.584 "Kases operāciju uzskaites noteikumi";
5. MK 30.08.2005. Nr.662 "Akcīzes preču aprites kārtība";
6. MK 02.05.2007. Nr.282 "Nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu lietošanas kārtība";
7. MK 20.02.2007. Nr.133 "Noteikumi par nodokļu un citu maksājumu reģistrēšanas elektronisko ierīču un iekārtu tehniskajām prasībām";
8. Citi normatīvie akti.