Pirātisku datorprogrammu kopiju izmantošana rada juridiski negatīvas sekas - administratīvo vai kriminālatbildību, naudas sodus, kompensācijas ražotājiem, reputācijas zudumu, liegumu piedalīties valsts iepirkumos, negodīgu konkurenci un citus faktorus, piemēram, pagājušajā gadā vien tika uzsākti četrdesmit četri kriminālprocesi par pretlikumīgi iegūtu datorprogrammu izmantošanu vai izplatīšanu. Gada laikā likuma pārkāpēji kopā ir legalizējuši datorprogrammas un samaksājuši kompensācijas 95 tūkstošu eiro apmērā, kā arī legalizējuši datorprogrammas 112 tūkstošu eiro apmērā.
Ne mazāk svarīgi ikdienas darbā ar datoru ir drošības draudi, nestabila funkcionalitāte un tamlīdzīgas nelegālo datorprogrammu kopiju sagādātās neērtības. Vidēji katra trešā ceturtā pirātiskā Windows operētājsistēmas kopija satur vīrusus un var vispār nebūt darbotiesspējīga. Vēl nevēlamāka ir situācija, kad pirātiskā Windows operētājsistēmas kopijā tiek iestrādāta nevēlamā programma lietotāja personisko datu zādzībai.
Lai izvairītos no iepriekš minētajiem riskiem, ir četri pamata soļi, ar ko sākt, lai būtu pārliecība, ka datorprogrammu un to licenču situācija organizācijā tiek kontrolēta un pārvaldīta.
- Jāveic organizācijā esošo datorprogrammu audits, proti, jākonstatē un jāpiefiksē visas organizācijas datoros instalētās datorprogrammas.
- Grāmatvedības dokumentu un līgumu audits, lai noskaidrotu, kādi datorprogrammu licenču legālu izcelsmi apliecinoši dokumenti ir organizācijas rīcībā.
- Piefiksēto organizācijā instalēto datorprogrammu un to licenču vai izcelsmes dokumentu salīdzināšana, lai noskaidrotu, vai visām instalētajām datorprogrammām ir legālu izcelsmi apliecinoši dokumenti.
- Kad ir redzams datorprogrammu licenču pārpalikums vai iztrūkums, jāizlemj, kā rīkoties – izdzēst datorprogrammas, kurām nav izcelsmes dokumentu, vai iegādāties licences, vai aizstāt ar citu, iespējams, bezmaksas datorprogrammu ar līdzīgām funkcijām. Šie lēmumi ir atkarīgi no katras organizācijas specifikas un vajadzībām.
Minētie soļi nodrošina esošās situācijas sakārtošanu, savukārt, lai organizācijā būtu nepārtraukta datorprogrammu licenču pārvaldība atbilstoši labākajai praksei, nepieciešams izstrādāt vairākus noteikumus - iekšējos datora un datorprogrammu lietošanas noteikumus, datoru un datorprogrammu iegādes noteikumus, izmantot tehniskos lietošanas tiesību ierobežojumus, kas neļauj darbiniekiem instalēt nelegālas programmas vai augšupielādēt nelegālu saturu un veikt regulāras atbilstības pārbaudes, atrunāt katra lietotāja atbildību par viņam darbam nodoto datoru un tajā esošo saturu. Ir ieteicams izveidot, uzturēt un aktualizēt uzņēmumā atbalstīto datorprogrammu sarakstu. Licencētu datorprogrammu lietotāji saņem garantijas, tehnisko atbalstu programmatūras lietošanas laikā un atjauninājumus, kas uztur un uzlabo to funkcionalitāti.
Būtiski ir iegādāties datorprogrammu licences tikai no uzticamiem pārdevējiem, jo īpaši tas ir svarīgi, iegādājoties tās internetā. Praktiski lielākā daļa datorprogrammu ražotāju uztur sarakstus ar partneriem, pie kuriem var droši iegādāties datorprogrammu licences. Internetā droši var iegādāties datorprogrammu licences tikai no pašu ražotāju vai viņu autorizēto partneru mājaslapām.
Pirms datorprogrammas licences iegādes vēlams arī painteresēties par produkta cenu vairākās tirdzniecības vietās. Personas, kuras pārdod viltotas datorprogrammu kopijas, bieži vairāk vai mazāk samazina to cenu, lai radītu priekšstatu par izdevīgu darījumu un tādējādi veicinātu pirkumu. Ja cena šķiet pārāk laba, tad, visticamāk, kaut kas nav kārtībā.
Pasaulē ir simtiem tūkstošu dažādu datorprogrammu un to lietošanas noteikumu (jeb licenču), turklāt šie noteikumi jebkurā brīdī var mainīties, līdz ar to īsti neviena spēkos nav tiem izsekot. Tomēr ir daži principi, pēc kuriem vadoties risks neatbilstoši izmantot datorprogrammas var tikt ievērojami samazināts.
- Pirms datorā tiek instalēta programma, ir jāizlasa tās licences noteikumi. Īpaši svarīgi tas ir programmām, kuras it kā ir bezmaksas, jo bieži vien, lasot pašu licences tekstu, atklājas, ka datorprogramma bez maksas ir izmantojama tikai mājas jeb nekomerciālai lietošanai. Visbiežāk šādas situācijas sastopamas attiecībā uz pretvīrusu programmām, arhivācijas programmām un biroja programmatūru.
- Situācijās, kad tiek iegādāta lielapjoma licence, ir būtiski sekot līdzi, lai netiktu pārsniegts atļautais datorprogrammu vienlaicīgo lietotāju vai instalāciju skaits.
- Ja nepieciešams izmantot vecāku datorprogrammas versiju, nekā ir pieejama tirgū, ir pareizi jāizvēlas atbilstošā jaunākā versija, kas dod legālas tiesības izmantot iepriekšējo produkta versiju.
- Ja datorā ir instalēta programmatūras izmēģinājuma versija, ir jāievēro tās atļautais lietošanas periods, kuram beidzoties programma ir jānoinstalē vai arī jāiegādājas pilna licence.
Iegādājoties datoru, vēlams apsvērt, vai nebūs izdevīgāk uzreiz iegādāties arī nepieciešamās datorprogrammu licences. Iegādājoties tehniku un programmnodrošinājumu kopā, iespējams nopirkt OEM licences, kas ir praktiski uz pusi lētākas, bet, protams, ir būtiski to lietošanas ierobežojumi – šādi iegādātu programmatūru drīkst izmantot tikai ar datoru, ar kuru tā kopā iegādāta. Turklāt OEM Windows operētājsistēmas licencei ir jābūt vienā iegādes dokumentā ar datortehniku. Ja nepieciešams legalizēt operētājsistēmu uz jau iegādāta datora, labākais risinājums ir Windows operētājsistēmas licence ar nosaukumu GGK vai GGWA (lielapjoma licenču iegādes gadījumā, sākot ar piecām licencēm).
Praksē bieži sastopams pārkāpums ir datorprogrammu licenču noma, īre vai patapinājums, it īpaši attiecībā uz grāmatvedības datorprogrammām. Ir aizliegts ar likumu iznomāt speciālās licences, ar kurām pats ražotājs atļauj tās izīrēt vai iznomāt. Datorprogrammu licences atsevišķos gadījumos drīkst dāvināt vai pārdot, arī tas ir atrunāts katras konkrētās datorprogrammas licences noteikumos. Ar datorprogrammām, tāpat kā ar citiem autortiesību objektiem, drīkst darīt tikai to, ko autors ir tieši atļāvis vai kas ir atļauts spēkā esošajos normatīvajos aktos attiecībā uz autortiesībām un to izmantošanu.
Lielākās organizācijās vēl viens klupšanas akmens ir serveru programmatūra, kur bieži vien bez pamata programmas licences vēl ir nepieciešamas klientu pieslēguma licences atbilstoši lietotāju vai vienlaicīgo lietotāju skaitam.
Tāpat svarīgi ir atcerēties, ka nevar vienkārši iegādāties datorprogrammas atjauninājuma licenci. Lai šāds atjauninājums būtu legāls, vispirms ir jābūt pamata jeb pilnajai licencei uz konkrēto datorprogrammu.
Latvijā, tāpat kā daudzās citās valstīs, tieši lietotājam ir jāpierāda, ka viņa lietotās datorprogrammas ir legālas izcelsmes. Tas nozīmē, ka ir jāsaglabā iegādes dokuments, licence, iepakojums un instalācijas datu nesējs, ja tāds ir. Tas pats attiecas arī uz internetā iegādātām datorprogrammu licencēm, kur kā iegādes dokuments kalpos arī maksājuma uzdevums, kas redzams konta pārskatā.
