Dokumentus izmanto sociāli tiesisko izziņu sagatavošanai

Arhīvu likuma 8.pants "Arhīvu sociāli tiesiskas izziņas izsniegšana" nosaka, ka arhīva sociāli tiesiska izziņa satur informāciju par darbu, mācībām, dienestu bruņotajos spēkos un citās struktūrās, īpašuma piederību, civilstāvokļa aktiem, atrašanos ārstniecības iestādēs, personu ievešanu un izvešanu no Latvijas, tiesu spriedumiem, notariālo darbību dokumentiem, ko privātpersonas pieprasa iesniegšanai valsts un pašvaldību institūcijās un tiesās savu tiesību pierādīšanai un civiltiesisko darījumu kārtošanai.

Personāla dokumentu valsts arhīva (PDVA) direktore Dace Ozoliņa informē, ka PDVA pašlaik atrodas 1 miljons 165 tūkstoši glabājamo vienību no 1944.gada līdz mūsdienām. Ja cilvēkam nepieciešami dati par periodu līdz 1944.gadam, tad jāgriežas Latvijas Valsts vēstures arhīvā.

PDVA glabā personu izcelsmes dokumentus jeb dokumentu oriģinālus: darba grāmatiņas, izglītības dokumentus, norakstītās pases. Tāpat PDVA atrodas arī slimības vēstures jeb pacienta kartītes no likvidētajām slimnīcām un poliklīnikām. Kopā tas veido 184 tūkstošus 588 glabājamo vienību.

D.Ozoliņa skaidro, ka PDVA atrodamo informāciju izmanto, lai pieteiktos pensijām, pabalstiem, iegūtās izglītības apliecināšanai, agrākās dzīves vietas pierādījumiem, ārstēšanās vajadzībām, ģimenes stāvokļa precizēšanai un citam nolūkam.

PDVA direktore atzīst, ka visbiežāk arhīvs izsniedz izziņas par darba stāžu. Tās parasti pieprasa Latvijas iedzīvotāji, tad seko Krievijas Federācijas iedzīvotāji, Ukrainas un Baltkrievijas iedzīvotāji. Izziņas ir aktuālas arī Eiropas Savienības valstīs dzīvojošiem Latvijas cilvēkiem. Nereti pieprasījumi nāk arī no Izraēlas, Kanādas, ASV un pat Austrālijas, Jaunzēlandes, Pakistānas, Indijas un Saūda Arābijas. Jebkurā gadījumā – ja cilvēki pieprasa izziņas, tātad viņi ir Latvijā dzīvojuši, mācījušies vai bijuši darba attiecībās.

Arhīva direktore apstiprina, ka arhīva pakalpojumi ir ļoti pieprasīti. PDVA gadā pieņem un konsultē ap 15 000 apmeklētāju, neskaitot pieprasījumus pa pastu, faksu un elektroniskajā pastā. 2011.gadā PDVA vien sagatavotas 6700 arhīva izziņas sociāli tiesiskajos jautājumos, kas ir apmēram puse no kopumā Latvijas Nacionālajā arhīvā sagatavotajām šāda profila izziņām.

Kā pieprasīt un saņemt izziņu?

Sociāli tiesiskās izziņas var pasūtīt, ierodoties personīgi kādā no LNA struktūrvienībām - PDVA Rīgā, Ata ielā 1; Latvijas Nacionālajā arhīvā Bezdelīgu vietā 1; LNA direkcijā Šķūņu ielā 11; zonālajos valsts arhīvos, kā arī nosūtīt pieprasījumu pa pastu, faksu vai elektroniski. Izziņu pieprasīšanas un saņemšanas kārtība atspoguļota LNA mājaslapā.

Izziņas sagatavo viena mēneša laikā. Ja nepieciešama papildu informācija vai pieprasījumu skaits ļoti liels un to sagatavošana pārsniedz arhīva darbinieku iespējas, tad izziņa tiek sagatavota pusotra mēneša laikā, par to rakstiski vienojoties ar izziņas pieprasītāju.

Izziņas sagatavošana ir maksas pakalpojums. Maksu aprēķina pēc 2010.gada 7.septembra MK noteikumu Nr.829 "Noteikumi par valsts arhīvu sistēmas iestāžu sniegto maksas pakalpojumu cenrādi" prasībām. Izziņas izmaksas pamatā atkarīgas no izmantoto lietu skaita.

Kā nosaka MK noteikumi Nr.829, maksu par sociāli tiesiskas izziņas sagatavošanu un izsniegšanu samazina par 50%, uzrādot politiski represētas personas, 1.grupas invalīda, par trūcīgu atzītas personas apliecinoša dokumenta oriģinālu vai pēc pamatota pieprasījuma saņemšanas. Pieprasījumā norāda attiecīgo statusu apliecinoša dokumenta reģistrācijas numuru, izdevēju un datumu, no kura stājas spēkā šis statuss. Tāpat pēc pamatota pieprasījuma saņemšanas maksu samazina par 50%, ja pieprasītā informācija personai vai institūcijai nepieciešama bērna tiesību un interešu aizsardzībai.

D.Ozoliņa norāda, ka arhīva izziņas sagatavošanai ir nepieciešamas speciālas zināšanas un praktiska darba pieredze, jo pēc būtības katra arhīva izziņa ir mazs zinātnisks pētījums. Speciāliste stāsta: "Daudzi domā, ka ziņas par viņiem var atrast ļoti viegli – pēc vārda un uzvārda vai personas koda, taču arhīvos nav šādas uzskaites sistēmas. Dokumenti ir sakārtoti pēc bijušajām darba vai mācību vietām, tāpēc meklēšanas process prasa laiku."

Iedzīvotāju ērtībai - konsolidētā izziņa

PDVA direktore stāsta, ka no 2011.gada Latvijas Nacionālajā arhīvā ir ieviests vienots pakalpojums – konsolidētā izziņa. Šis pakalpojums dod iespēju cilvēkam iesniegt pieprasījumu jebkurā LNA struktūrvienībā, neatkarīgi no tur glabātiem dokumentiem. Piemēram, ja persona ir strādājusi Rīgā, Daugavpilī un Olainē, tad agrāk pieprasījumi bija jāiesniedz trīs dažādos valsts arhīvos un persona saņēma trīs izziņas. Tagad, iesniedzot vienu pieprasījumu ar visām norādītajām darbavietām, pasūtītājs saņems vienu izziņu. Tātad - konsolidētā izziņa saturēs visu nepieciešamo informāciju no visām LNA struktūrvienībām.

Jāatceras, ka arī konsolidēto izziņu var pieprasīt jebkurā no LNA struktūrvienībām - arhīviem – vistuvāk savai dzīves vietai. Šādi LNA dod iespēju cilvēkiem ietaupīt laiku un līdzekļus - jāmaksā būs tikai par vienu izziņu.

Iesniedzot pieprasījumu, attiecīgajā LNA struktūrvienībā ar pieprasītāju vienojas, kā viņš izziņu saņems - PDVA Rīgā, Ata ielā 1, vai pa pastu. LNA ir arī savs Izziņu centrs, kas atrodas Rīgā, Šķūņu ielā 11. Tas koordinē konsolidēto izziņu sagatavošanu, pieņem pieprasījumus un izsniedz gatavās izziņas.

Bezmaksas pakalpojums – lasītava

Personāla dokumentu valsts arhīvā, līdzīgi kā citās LNA struktūrvienībās, ir pieejama arī lasītava. Lasītavas ir bezmaksas, un, kā stāsta D.Ozoliņa, tās ir labi apmeklētas. Visbiežāk iedzīvotāji pieprasa informāciju par savu darbu vai mācībām. Ar šo informāciju iepazīstas uz vietas un to var arī kopēt vai saņemt izrakstus.

Arhīva direktore stāsta, ka lasītavu izmanto mācību iestāžu pedagogi, izglītojamie, studenti, izstrādājot diplomdarbus vai dažādus projektus par savu mācību iestādi un pasniedzējiem. Tāpat lasītavā mēdz pieprasīt informāciju par iestāžu jubilejām vai absolventu salidojumiem nepieciešamos datus. D.Ozoliņa norāda, ka interesi izraisa padomju okupācijas perioda lielo rūpniecības uzņēmumu darbs, ievērojamie vadītāji un speciālisti, kā arī atsevišķas rūpniecības nozares, piemēram, porcelāna, mopēdu, gumijas izstrādājumu ražošana un produkcijas dizains. Šī izpēte tiek pamatota ar mērķi atjaunot Latvijā attiecīgās nozares. Vēl lasītavas apmeklētāji interesējas par strādājošo migrāciju vai atsevišķām politiskās vēstures tēmām.

D.Ozoliņa uzsver, ka lasītavas apmeklētājiem obligāti jāievēro Fiziskas personas datu aizsardzības likums – ir aizliegts publiskot sensitīvos datus vai arī to publiskošanai jāiegūst konkrētās personas rakstveida piekrišana. Sensitīvi personas dati ir dati, kas norāda personas rasi, etnisko izcelsmi, reliģisko, filozofisko un politisko pārliecību, partejisko piederību, dalību arodbiedrībās, kā arī sniedz informāciju par personas veselību vai seksuālo dzīvi.

Arhīva direktore norāda, ka šādas lietas var pieprasīt tikai par sevi, arī žurnālistiem šī informācija nav brīvi pieejama. Ierobežojumi pastāv arī ģimenes locekļiem. Piemēram, vīrs vai sieva nevarēs iegūt pirmslaulības sensitīvos datus par savu dzīvesbiedru bez viņa piekrišanas.

Arī uz zinātniskiem pētījumiem attiecas personas datu aizsardzība. D.Ozoliņa min piemēru: ja pēta darbinieku onkoloģiskās saslimšanas gadījumus kādā noteiktā uzņēmumā, tad laika periodu un cilvēku skaitu publiskot ir atļauts, taču konkrētus uzvārdus minēt nedrīkst.

Ja lasītavas apmeklētājs izmanto personas datus zinātniskos nolūkos, tad šim cilvēkam ir jābūt vismaz maģistra grādam un iesniegumā jāpamato datu nepieciešamība konkrētam pētījumam.

D.Ozoliņa atgādina, ka personas datu izmantošanā ir jābūt ļoti piesardzīgiem - visi lasītavas apmeklētāji iepazīstas ar Fiziskas personas datu aizsardzības likuma prasībām un parakstās par to ievērošanu.

Problēma – likvidēto uzņēmumu darbinieku personāla dokumenti

PVDA direktore stāsta, ka arhīva darbiniekiem un klientiem ir pretenzijas pret maksātnespējas procesā esošo komercuzņēmumu administratoriem vai likvidatoriem. Atbilstoši Komerclikuma 329.panta un Maksātnespējas likuma

120.panta 3.daļas prasībām personāla dokumenti ir jānodod Valsts arhīva glabāšanā, taču daļa minēto amatpersonu slikti pilda šo darbu. Diemžēl tam ir nepatīkamas sekas - bijušie privātā sektora darbinieki nevar pierādīt savas darba gaitas un saņemt likumīgi pienākošos pensiju vai pabalstu, īpaši par 90.gadiem un šī gadu tūkstoša sākuma posmu.

D.Ozoliņa atzīst, ka būtu jāizvirza stingrākas prasības maksātnespējas procesa administratoriem un jānostiprina tās normatīvajos aktos.